Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür, aber die Datei muss lesbar und archiviert werden.
Ratgeber Büro
E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe: Was bis 2028 zu tun ist.
Die E-Rechnung kommt schrittweise, und viele kleine Betriebe merken erst, dass sie betroffen sind, wenn die erste XML-Datei im Postfach liegt und sich nicht öffnen lässt. Dieser Ratgeber erklärt, was seit wann gilt, was eine E-Rechnung überhaupt ist und wie ein Handwerksbetrieb sich in fünf Schritten vorbereitet, ohne dafür ein neues Bürosystem kaufen zu müssen.
Ab 2027 müssen größere Betriebe E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Bis dahin sind Papier und PDF im Geschäft zwischen Unternehmen weiter erlaubt.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die ein Programm lesen kann. Die PDF per E-Mail zählt nicht dazu.
Was seit wann gilt
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten; eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen versendet werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle.
Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen; dort bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung möglich. Für Kleinunternehmer gibt es Erleichterungen beim Ausstellen, die Empfangspflicht gilt aber auch für sie. Stand dieses Ratgebers ist der September 2026; die genauen Regelungen sollten vor Entscheidungen mit dem Steuerberater abgeglichen werden.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Zutun eines Menschen auslesen kann. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, eine PDF mit eingebetteter XML-Datei, die sowohl Mensch als auch Programm lesen können.
Eine gewöhnliche PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument sind keine E-Rechnungen, auch wenn sie per E-Mail kommen. Sie enthalten die Angaben nur als Text und Bild, nicht als auswertbare Datenfelder.
Empfangen: Was der Betrieb jetzt schon braucht
Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: Die XML-Datei muss lesbar gemacht, auf Pflichtangaben geprüft, gebucht und unverändert archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht gilt für die Originaldatei, nicht für einen Ausdruck.
- Ein Postfach festlegen, an das Lieferanten E-Rechnungen schicken, und die Adresse den Lieferanten mitteilen.
- Ein Werkzeug haben, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt, damit die Rechnung geprüft werden kann.
- Die Originaldateien so ablegen, dass sie über die Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben; der Steuerberater kann sagen, welche Ablage er akzeptiert.
- Mit dem Steuerberater klären, wie E-Rechnungen künftig übergeben werden, etwa als Datei statt als Ausdruck.
Ausstellen: Drei Wege für kleine Betriebe
Die vorhandene Handwerker- oder Bürosoftware ist der naheliegende Weg; die meisten Anbieter haben E-Rechnungsformate inzwischen eingebaut oder kündigen sie an. Wer keine Bürosoftware hat, kann Rechnungen über ein Online-Werkzeug oder ein Portal erstellen. Und wer nur wenige Rechnungen an Unternehmen schreibt, kann bis 2028 weiterhin PDF versenden und den Wechsel in Ruhe vorbereiten.
Wichtig ist in jedem Fall, dass die Pflichtangaben vollständig in den Datenfeldern stehen: Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze und Beträge. Fehlende Felder fallen beim Empfänger sofort auf, weil sein Programm die Datei ablehnt.
Fahrplan in fünf Schritten
- Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen gehen an Unternehmen, welche an Privatkunden? Welche Software ist im Einsatz?
- Empfang sicherstellen: Postfach, Anzeigewerkzeug und Ablage einrichten, Lieferanten informieren.
- Steuerberater einbinden: Übergabeweg und Archivierung abstimmen.
- Software prüfen: Kann die vorhandene Bürosoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Wenn nicht, Alternativen vergleichen, ohne Zeitdruck.
- Testlauf: Eine E-Rechnung an einen wohlgesonnenen Kunden schicken und eine vom Lieferanten anfordern, bevor die Pflicht greift.
Wer 2026 den Empfang sauber aufgesetzt hat, für den ist die Ausstellungspflicht 2028 keine Hürde mehr, sondern ein Häkchen in der Bürosoftware.
Häufige Fragen
Reicht es, die PDF-Rechnung weiter per E-Mail zu schicken?
An Privatkunden ja. An Unternehmen bis Ende 2026 mit deren Zustimmung, ab 2027 beziehungsweise 2028 nicht mehr. Der Empfang von E-Rechnungen muss dagegen schon jetzt möglich sein.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und im Texteditor kaum lesbar. Ein Anzeigewerkzeug übersetzt sie in eine lesbare Rechnungsansicht; der kostenlose E-Rechnungs-Viewer von Main Appstudio macht das direkt im Browser, ohne dass die Datei den Rechner verlässt.
Muss ich die E-Rechnung ausdrucken und abheften?
Der Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Aufbewahrt werden muss die Originaldatei in unveränderter Form. Ein Ausdruck kann zusätzlich für die eigene Ablage sinnvoll sein.
Was ist mit Rechnungen ins Ausland?
Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten andere Regeln; hier lohnt die Rückfrage beim Steuerberater.
Passendes Werkzeug: E-Rechnungs-Check und E-Rechnungs-Viewer
Der kostenlose E-Rechnungs-Check von Main Appstudio zeigt in wenigen Minuten, wie weit der eigene Betrieb ist, und liefert einen Maßnahmenplan. Der E-Rechnungs-Viewer macht XRechnung und ZUGFeRD im Browser lesbar und prüft die Pflichtangaben, komplett lokal, die Rechnung verlässt den Rechner nicht.
Veröffentlicht am 15. September 2026. Dieser Ratgeber gibt Orientierung aus der Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.