Kennzahlen je Abteilung pflegen, Projekte überwachen und auf einen Blick sehen, wo es brennt. Diese Anleitung führt durch alle Bereiche — vom ersten Einrichten bis zum Lagebericht für die Geschäftsleitung.
ZielKompass ist Ihr Werkzeug für das Management-Review: Sie halten die wichtigen Kennzahlen jeder Abteilung fest, verfolgen Ihre Projekte mit Terminen und Ampeln und sehen im Cockpit sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
Die App hat vier Bereiche, die Sie oben über die Reiter erreichen:
Alle sehen alles (Transparenz-Modell). Wer etwas ändern darf, hängt von der Rolle ab:
Nach dem ersten Öffnen ist die App leer. Richten Sie sie in dieser Reihenfolge ein — Reiter Verwaltung:
Reiter Kennzahlen: entweder „+ Neue Kennzahl“ frei anlegen oder „Aus Vorlagenkatalog …“ eine typische Kennzahl übernehmen und anpassen. Sie wählen Abteilung, Einheit (z. B. %, €, Stück), den Erfassungstakt (Monat, Quartal oder Jahr) und die Richtung („höher ist besser“ oder „niedriger ist besser“).
Bei der Kennzahl das Jahresziel öffnen und für das Jahr einen Zielwert und optional eine Warnschwelle (ab wann Gelb) eintragen. Ziele gelten je Jahr — ältere Jahre behalten ihre damalige Bewertung. Mit „Ziele vom Vorjahr übernehmen“ sparen Sie sich die Tipparbeit zum Jahreswechsel.
Tragen Sie je Periode den Ist-Wert ein. Die Ampel ergibt sich automatisch aus Ziel und Warnschwelle:
Eine Kennzahl, die Sie nicht mehr messen, stellen Sie beim Bearbeiten auf „inaktiv“ — sie bleibt samt Historie erhalten, zählt aber nicht mehr. Soll sie ganz verschwinden, legt der Kunden-Admin sie über „Papierkorb“ ab (wiederherstellbar).
Reiter Projekte → „+ Neues Projekt“. Sie erfassen Titel, Verantwortliche/n, Status, Zeitraum und optional ein Budget (geplant / verbraucht). Beteiligte Abteilungen und Zielkennzahlen hängen Sie direkt an — so ist sichtbar, welches Projekt an welcher Kennzahl arbeitet.
Legen Sie Meilensteine mit Soll-Termin an und tragen das Ist-Datum ein, sobald erledigt. Daraus errechnet die App eine Ampel:
Über „Ampel bewerten …“ können Sie die rechnerische Ampel begründet übersteuern — beide bleiben sichtbar (z. B. „Rechnerisch rot, Bewertung gelb, weil der Kunde selbst verschoben hat“). Die Begründung ist bei einer Übersteuerung Pflicht.
Schreiben Sie kurze Statusberichte — sie ergeben die Projekthistorie und erscheinen im Lagebericht.
Im Alltag setzen Sie erledigte Projekte einfach auf „abgeschlossen“ oder „gestoppt“. Soll ein Projekt ganz verschwinden, legt der Kunden-Admin es über „In den Papierkorb“ ab — es zählt dann nicht mehr für Cockpit, Kennzahlen-Verknüpfung und Lagebericht, lässt sich aber jederzeit wiederherstellen.
Das Cockpit ist die Startseite. Die Handlungszone zeigt in einem Blick, wo etwas zu tun ist:
Darunter sehen Sie die Ampellage je Abteilung und die Projektübersicht.
Oben rechts „Lagebericht (Druck/PDF)“ erzeugt eine saubere Unterlage zum Stichtag: Ihr Logo im Kopf, die Handlungszone, die Kennzahlen je Abteilung mit farbigen Ampeln und Begründungen sowie die Projektliste. Über den Druckdialog speichern Sie ihn als PDF.
Tipp: Falls im Druckdialog die Option „Hintergrund drucken“ erscheint, lassen Sie sie aktiv, damit die farbigen Köpfe und Ampeln mitgedruckt werden.
Manche Kennzahlen können in sehr kleinen Abteilungen zu Aussagen über einzelne Personen werden — etwa Krankenstand oder Fluktuation in einem Zwei-Personen-Team. Der Vorlagenkatalog weist bei solchen Kennzahlen darauf hin. Setzen Sie sie nur ein, wo die Einheit groß genug ist (Faustregel: ab etwa fünf Personen).
Dies ist ein Bedienhinweis, keine Rechtsberatung. Verantwortlich für die Datenverarbeitung bleibt Ihre Organisation.
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